祖元ERP系统下的收文管理功能主要对外来公文进行登记和处理。主要用于登记像税务局发来的文件、公安部门发来的文件、总公司发来的文件行业主管部门来文的处理过程、协作单位发来的文件处理过程、兄弟单位发来的文件处理过程、及其它外来的公文文件的处理过程。

一、依次按顺序点击【办公】-【公文管理】-【收文管理】，进入<列表收文>页面。

二、点击【新增】，进入<新增收文>页面，输入【文号】，【标题】及相关信息。

三、点击【保存并审核】，进入<查看收文页面>。

祖元ERP系统下的发文管理是一个单位对具有约束能力文件形成过程的一种管理功能。如执行发文拟稿、核稿、会审、会签、签发、文书打印、批阅流转、归档等管理工作。文件送阅和批复完全在计算机网络上完成，所有的工作流程可以由用户自定义，所有的送交批阅痕迹，修改痕迹，操作时间和操作人都被详细保留。同时，对发文系统还提供全文检索、条件检索等功能。

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祖元系统通过一键调用套红模板，结合灵活的权限体系，统一撰文格式，实现发文规范。